Première réponse aux demandes de renseignements et informations destinées au public
Tri des demandes
Nous ne décidons pas seuls, nous pensons et agissons en réseau. Nous trions le plus rapidement possible et aussi précisément que nécessaire.
Mesures
- Première réponse à toutes les demandes dans les 24 heures, selon les heures d’ouverture du secrétariat
- Gestion des attentes clients : PE n’est pas un centre de consultation
- Examen des réponses/recommandations par d’autres collaboratrices et collaborateurs
- Échange régulier de connaissances et d’expériences au sein de l’équipe
- Mise en réseau avec des services spécialisés, connaissance des centres de consultation
- Formation continue et perfectionnement des collaborateurs et collaboratrices
- Respect et communication de nos propres limites
Moyens
- Principe des quatre yeux
- Demandes des cercles de qualité
- Liste des centres de consultation
Protection des données
Nous respectons les principes de protection des données et sommes tenus de protéger efficacement les données personnelles de leur prise de connaissance par des tiers.
Mesures
- Tous les collaborateurs et collaboratrices adhèrent à l’obligation de garder le secret et veillent à la protection de l’anonymat
- Les demandes écrites comportant des données personnelles dans des cas individuels seront traitées de manière confidentielle et supprimées après traitement
- Les demandes téléphoniques sont traitées de manière confidentielle et ne sont pas enregistrées
Les dérogations aux principes ci-dessus sont communiquées en amont de manière transparente, annoncées au préalable et accessibles au public